6 waanzinnig effectieve omgangsvormen
Stel, je geeft leiding aan een team en ze luisteren niet! Het gaat niet zoals je wilt en niet zoals je met je eigen leidinggevende hebt afgesproken; jullie halen de beoogde resultaten niet. Er gaat iets fout maar je weet niet wat.
Het succes van dit team, maar ook haar falen, vallen onder jouw verantwoordelijkheid. Straks word jíj nog ontslagen/verplaatst omdat je niet geschikt blijkt voor deze baan. Dat is niet de bedoeling!
Geen paniek, zo hoeft het niet te gaan. In deze blog geef ik je zes basis omgangsvormen die je zullen helpen je teamleden aan de zaak te verbinden. Als je deze volgt, zullen jullie samen succes boeken voor de zaak. Je baas zal blij zijn met jou en jullie teamprestaties. Wie weet mag je zelfs bij andere afdelingen komen vertellen wat je zo goed doet.
Wat ik hieronder beschrijf, zijn basisregels voor menselijke omgang. Het zijn soms open deuren maar wie goed om zich heen kijkt, ziet hoe vaak deze basis niet (helemaal) op orde is.
En jij? Volg jij deze basis omgangsvormen al? Lees verder en doe de check!
1. Groet je medewerkers als je ze ziet.
Wie gezien wordt, voelt zich gezien. Wie zich gezien voelt, voelt zich gewaardeerd. Wie zich gewaardeerd voelt, voelt zich lekker in zijn of haar vel en heeft zin om zich in te zetten voor de zaak. Zo simpel is het!
Dus, kom je een medewerker tegen? Groet hem of haar. Oogcontact en een knikje is al goed. Een zwaai of een praatje is nog beter, als er tijd voor is. Het is verboden om langs een van je teamleden te lopen zonder oogcontact te maken. Dan lijkt het net of de ander voor jou niet bestaat. Zo bedoel je het vast niet, maar dat is kwetsend en kan de ander onnodig onzeker maken. Groet dus altijd.
2. Toon belangstelling voor de mens achter de collega.
Mensen zijn meer dan hun werk. Hoe ze zich in zijn algemeenheid voelen, wat buiten hun werk energie van ze vraagt of hen juist energie oplevert, is van invloed op hoe ze hun werk doen.
Maak dus regelmatig een praatje met eenieder van je teamleden over niet werk gerelateerde zaken. Zorg dat je weet hoe het met ze gaat, of er zorgen zijn of juist leuke dingen spelen in hun privéleven.
Dit heeft twee positieve gevolgen.
Ten eerste: als je weet in welke context je collega zich beweegt, krijg je een gevoel voor diens belastbaarheid. Zo kun je je verwachtingen over prestaties reëel houden, die persoon waar nodig helpen of juist extra uitdagen. Zo help je jouw teamlid, binnen zijn of haar competenties, optimaal bij te dragen aan het succes van de zaak.
Ten tweede voelt je collega zich dankzij jouw belangstelling gezien en gehoord. Je zult merken dat hij of zij gaat stralen bij het vertellen over die mooie wandeling of de gewonnen sportwedstrijd. Of juist dat je collega wat spanning kan loslaten door te vertellen over de zieke ouder of vervelende puber thuis. Dankzij jouw belangstelling voelt je collega zich beter! Vanzelf gaat dan de motivatie omhoog om ook iets extra’s voor jou als vertegenwoordiger van ‘de zaak’ te doen.
3. Zorg dat je belangstelling oprecht en onverdeeld is.
Mensen voelen feilloos aan als je belangstelling niet authentiek is. Als je voor de vorm wel een vraag stelt maar niet echt luistert naar het antwoord.
Als ze dat voelen, komt er kou in plaats van warmte in de relatie en ben je nog verder van huis. Mensen voelen zich bespeeld in plaats van gezien. Dat is funest voor de sfeer en uiteindelijk ook voor hun inzet voor de zaak.
Zorg dus dat wanneer je in gesprek bent met je collega, je écht luistert en dat ook laat blijken. Kijk hem of haar aan, knik of hum regelmatig, herhaal soms iets en vraag af en toe door. Dat zijn tekenen dat je echt luistert.
NB) Het spreekt voor zich dat je tijdens deze contactmomenten je telefoon even negeert. Niks is zo killing voor de verbinding als een gesprekpartner die afgeleid raakt door een oplichtend scherm of klinkende bliepjes, of die tussendoor ‘even’ een telefoontje beantwoordt.
4. Wees helder, beheer verwachtingen.
Je weet vast al wel wat je moet doen om mensen oprechte aandacht te geven. Bovenstaand is vast niet nieuw voor je. Dan weet je ook vast dat juist die oprechte aandacht, heel veel tijd kost! En die heb je niet altijd!
Mensen begrijpen dat. Je teamleden weten heus wel dat je niet de hele dag je agenda vrij hebt om met hen koffie te drinken, en dat je soms ergens mee bezig bent. Het is prima om soms even wat korter af te zijn dan normaal. Geen enkel probleem. Zorg gewoon dat je helder bent. Zeg wat je doet, en doe wat je zegt. “Ik heb nu even geen aandacht voor je want ik moet iets afmaken / dat brandje blussen, maar ik wil graag horen je jubileumfeest was / hoe het nu met je moeder is. Zullen we over een uur koffie drinken / aan het einde van de dag nog even samen zitten?”.
Je teamleden kunnen prima wachten op jouw onverdeelde aandacht, als ze maar kunnen vertrouwen dat het komt.
5. Plan regelmatig 1-op-1-tijd met je teamleden.
Het kan onrustig voelen om telkens tussen de bedrijven door een moment te moeten zoeken om bij te praten, of om afhankelijk te zijn van ontmoetingen bij de koffiemachine. (Thuiswerken buiten beschouwing gelaten.) Het is wel echt belangrijk dat je weet hoe het met je teamleden gaat.
Het kan dus een goed idee zijn om structureel een zogenaamde ‘bila’ in te plannen met elk lid van je team. Plan bijvoorbeeld een kwartier of halfuur per week om bij de ander in te checken: “Hoe gaat het met je? Wat voor werk staat er deze week op de agenda en hoe zit je erin?” Als alles goed gaat, zijn jullie binnen tien minuten klaar. Als er iets aan de hand is valt, ben je er op tijd bij om bij te sturen en hulp te geven.
6. Zeg en maak waar: ik ben er voor je als je me nodig hebt.
Je weet pas echt wat je aan iemand hebt, als er stront aan de knikker is. De echte waarde van een relatie blijkt pas als het stormt. Dat soort wijsheden gelden niet alleen voor vriendschappen. Ook jouw waarde als leidinggevende blijkt pas als een keer níet alles kabbelt en goed gaat, maar als er problemen zijn.
In principe kunnen je teamleden zelfstandig functioneren. Ze weten wat ze moeten doen en zijn in staat hun werk te doen. Maar soms is er een kink in de kabel, een probleem, een tegenvaller, en komen ze er niet zelf uit.
Stel dat jouw collega’s onvoldoende vertrouwen en veiligheid voelen om jou als leidinggevende op zo’n moment om hulp te vragen, dan laten ze het probleem onnodig lang dooretteren of doen dingen die averechts werken. Zo wordt het probleem alleen maar groter, met navenante schade voor de zaak.
Vragen ze jou wel om hulp maar geef je niet thuis, of ben je er niet snel genoeg bij omdat je andere dingen prioriteit geeft, dan is dat schadelijk voor het vertrouwen en uiteindelijk ook schadelijk voor de zaak. Ze zullen je een volgende keer niet om hulp vragen en dan zijn we weer bij de vorige alinea.
Het is dus van belang dat je het in goede tijden regelmatig tegen je teamgenoten zegt, en in slechte tijden ook echt waar maakt: dat je er voor ze bent. Dat je, als het echt nodig is, acuut tijd voor ze vrijmaakt om naar ze te luisteren en om ze te helpen een bepaald probleem op te lossen.
Als je dat goed doet, als je teamleden inderdaad op je kunnen rekenen en steunen, als ze echt iets aan je hebben, dan groeit het vertrouwen. Dan ontspannen zij in hun werk omdat ze weten dat jij hen rugdekking geeft. Bovendien zullen ze in de toekomst weer tijdig aan de bel trekken. Zo lossen jullie samen problemen adequaat op. Jullie teamresultaten worden beter en dragen bij aan het succes van de grotere zaak.
Dus. Conclusie.
Als je wilt dat je teamleden er voor jou zijn en zich inzetten voor de gemeenschappelijke doelen waar jij verantwoordelijk voor bent, dan zul je er als leidinggevende eerst voor hen moeten zijn.
Dat doe je op verschillende manieren. Door ze te groeten als je ze tegenkomt. Door belangstelling te tonen voor hen als mens. Door regelmatig 1-op-1-aandacht voor ze te maken. Door op die contactmomenten echt naar ze te luisteren. Door er voor ze te zijn als er stront aan de knikker is. Door betrouwbaar te zijn en verwachtingen helder te beheren.
Nogmaals, dit lijken open deuren maar doe de check! Neem je verantwoordelijkheid als leidinggevende en kijk waar je nog een stap kunnen zetten op dit gebied van menselijk contact. Zet hem op! Je kunt het en je zult echt resultaat zien.
Hoe nu verder?
Volg je deze zes regels al maar gaat het nog steeds niet lekker tussen jou en je team? Dan is de situatie waarschijnlijk ingewikkelder. Stuur me een bericht zodat we een afspraak kunnen plannen, dan kijk ik even met je mee.
Ik wens jou en je teamleden een fijne menselijke relatie, en daardoor succes voor de zaak.
